In vielen Betrieben steht ein Werkzeug, das niemand als Produkt sieht. Eine Excel-Datei mit 15 Jahren Erfahrung darin. Ein selbst gebautes Kalkulationsblatt, ohne das die Angebote doppelt so lange dauern würden. Eine kleine Datenbank, die genau die eine Ausnahme kennt, an der jede gekaufte Software scheitert.
Und dann kommt irgendwann der Satz eines Kollegen aus der Branche: „So etwas bräuchten wir auch."
An der Stelle wird es interessant, und heikel. Denn aus dem Werkzeug ein Produkt zu machen, ist kein technisches Projekt, sondern eine unternehmerische Entscheidung mit mehreren Fallstricken.
Die Kurzfassung:
- Der Wert liegt nicht im Programm, sondern in Ihrem Branchenwissen, das darin steckt.
- Vier Fragen entscheiden, ob ein Werkzeug produkttauglich ist, und die härteste ist die nach dem Support.
- Der Weg zum vermietbaren Produkt bedeutet Mehraufwand, vor allem für Mandantentrennung, Rechte und Betrieb.
Warum Ihr Werkzeug wertvoller ist als die Software am Markt
Standardsoftware für eine Branche wird meistens von Softwarehäusern gebaut, die die Branche aus Interviews kennen. Ihr Werkzeug ist aus dem täglichen Betrieb entstanden. Es kennt den Fall, der nur im März auftritt, und die Regel, die niemand aufgeschrieben hat.
Genau das ist der Unterschied, der ein Produkt trägt, und der Grund, warum die Kombination funktioniert: Sie kennen das Problem, jemand anderes baut die Software. Alles, was Sie an unternehmerischem Wissen mitbringen, ist der Teil, den man nicht einkaufen kann.
Der Umkehrschluss ist genauso wichtig: Ohne dieses Wissen entsteht nur ein weiteres mittelmäßiges Werkzeug in einem besetzten Markt. Wer eine Branchenlösung baut, weil das Feld attraktiv aussieht, verliert gegen den, der die Branche selbst betreibt.
Der Produkt-Test: vier Fragen
Bevor Sie einen Euro investieren, beantworten Sie diese vier Fragen ehrlich. Ein Nein bei Frage 1 oder 2 beendet das Vorhaben, und das ist eine gute Nachricht, weil es früh passiert.
1. Häufigkeit: Haben andere dasselbe Problem wirklich regelmäßig?
Nicht „könnten es gebrauchen", sondern: Stolpern sie mindestens wöchentlich darüber? Software wird für wiederkehrende Probleme gekauft. Ein Ärgernis, das dreimal im Jahr auftritt, löst man mit einem Telefonat.
Prüfen Sie das nicht durch Nachdenken, sondern durch fünf Gespräche mit Betrieben Ihrer Branche. Fragen Sie nicht „Würdet ihr so etwas nutzen?", darauf antwortet jeder höflich mit Ja. Fragen Sie: „Wie löst ihr das heute, und wie lange braucht ihr dafür?"
2. Zahlungsbereitschaft: Würden sie dafür Geld ausgeben?
Der belastbarste Test vor dem Bau ist eine Absichtserklärung: „Wenn es das gäbe, für 120 € im Monat, wärt ihr dabei?" Wer daraufhin nach Details fragt, meint es ernst. Wer sagt „auf jeden Fall, schick mal", meint es nicht.
Drei bis fünf Betriebe, die vorab zusagen, verändern das Projekt grundlegend. Sie decken einen Teil der Entwicklung, liefern die ersten Rückmeldungen und sind später Ihre Referenz.
3. Mandantenfähigkeit: Lässt es sich für mehrere Kunden getrennt betreiben?
Ein internes Werkzeug kennt genau einen Betrieb, nämlich Ihren. Ein Produkt muss beliebig viele Betriebe sauber getrennt bedienen: eigene Daten, eigene Nutzer, eigene Einstellungen, ohne dass Kunde A jemals etwas von Kunde B sieht.
Das ist der größte technische Unterschied und der Grund, warum „das haben wir doch schon" fast nie zutrifft.
4. Support: Wer geht ans Telefon, wenn es Montag um 7 Uhr nicht läuft?
Die Frage, an der die meisten Vorhaben scheitern, und zwar nicht am Bauen, sondern am Betreiben. Ein zahlender Kunde erwartet eine Antwort, auch wenn Sie gerade auf der Baustelle stehen.
Klären Sie vorher, wer diese Rolle übernimmt und was sie im Monat kostet. Wenn die Antwort „mache ich nebenbei" lautet, planen Sie mit maximal einer Handvoll Kunden. Darüber hinaus wird es zum zweiten Job.
Was technisch dazukommt
Der Weg vom internen Werkzeug zum vermietbaren Produkt ist keine Kosmetik. Diese Punkte kommen praktisch immer dazu:
| Bereich | Was fehlt beim internen Werkzeug |
|---|---|
| Mandantentrennung | getrennte Daten, keine Vermischung, Trennung auch in Auswertungen |
| Rollen und Rechte | Inhaber, Mitarbeiter, Aushilfe: wer darf was sehen und ändern |
| Zugang | Registrierung, Einladung von Kollegen, Passwort vergessen, Zwei-Faktor |
| Abrechnung | Abo starten, kündigen, Rechnungen erzeugen, Zahlungsausfall behandeln |
| Betrieb | Sicherungen, Wiederherstellungstest, Überwachung, Aktualisierungen ohne Stillstand |
| Datenschutz | Auftragsverarbeitungsverträge mit Ihren Kunden, Löschkonzept, Protokollierung |
| Support | Fehlermeldungen entgegennehmen, nachvollziehen, beheben, zurückmelden |
Die letzten drei Zeilen sind laufende Kosten, keine einmaligen. Sie gehören in jede Rechnung, sonst sieht das Modell besser aus, als es ist.
Wenn Sie an dieser Stelle merken, dass der Sprung zu groß ist: Es ist völlig legitim, beim internen Werkzeug zu bleiben. Ob sich ein Eigenbau überhaupt lohnt, klärt vorher die Entscheidungsmatrix Standard gegen Eigenentwicklung.
Was Sie verlangen können
Der Preis richtet sich nicht nach Ihren Entwicklungskosten. Er richtet sich danach, was die Software beim Kunden bewirkt.
Im B2B-Bereich liegen spezialisierte Branchenlösungen typischerweise zwischen 50 und 200 € pro Monat und Betrieb. Nach unten ist bei etwa 50 € Schluss, weil Support und Betrieb sonst nicht gedeckt sind. Nach oben wird es möglich, wenn die Software direkt an der Auftragsgewinnung sitzt statt nur an der Verwaltung.
Der Vergleichsmaßstab Ihres Kunden ist entscheidend. Wer über „teuer" nachdenkt, vergleicht mit anderer Software. Wer über „lohnt sich" nachdenkt, vergleicht mit seinem eigenen Stundensatz, und diese Rechnung gewinnen Sie fast immer:
Beispielrechnung (Werte anpassen): Das Werkzeug spart einem Betrieb zwei Stunden Büroarbeit pro Woche. Bei angesetzten 45 € Vollkosten je Stunde sind das 90 € wöchentlich, rund 4.140 € im Jahr. Ein Abo für 120 € im Monat kostet 1.440 € jährlich. Der Kunde zahlt also etwa ein Drittel dessen, was er einspart, und das bevor überhaupt ein zusätzlicher Auftrag entstanden ist.
Und die Rechnung auf Ihrer Seite:
Beispielrechnung (Werte anpassen): 40 Betriebe zu je 120 € im Monat ergeben 4.800 € monatlich, rund 57.600 € im Jahr. Setzt man Betrieb, Support und Weiterentwicklung mit 30 % an, bleiben rund 40.000 € jährlich, wiederkehrend und unabhängig vom Auftragseingang im Kerngeschäft.
Beides sind Modellrechnungen, keine zugesagten Ergebnisse. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein; die entscheidende Größe ist selten der Preis, sondern die Zahl der Betriebe, die Sie tatsächlich erreichen.
Der Vertrieb, den Sie schon haben
Der größte Vorteil gegenüber einem Softwarehaus ist nicht die Technik, sondern der Zugang. Sie sind in den Verbänden, auf den Messen, in den Gruppen, in denen Ihre Zielgruppe redet. Ein Anbieter von außen muss diesen Zugang teuer erkaufen.
Praktisch heißt das: Die ersten 10 bis 20 Kunden kommen fast immer aus dem eigenen Netzwerk und über Empfehlungen. Erst danach lohnt sich der Aufbau eines eigenen Vertriebswegs.
Rechnen Sie dabei ein, dass Verkaufen Zeit kostet: Vorführung, Rückfragen, Einrichtung, Einweisung. Das ist der zweite Punkt, an dem Vorhaben stecken bleiben: Die Software ist fertig und niemand hat Zeit, sie jemandem zu zeigen.
Wann Sie es lassen sollten
Vier Situationen, in denen aus dem Werkzeug besser kein Produkt wird:
- Sie würden Ihren eigenen Vorsprung verkaufen. Wenn das Werkzeug der Grund ist, warum Sie schneller kalkulieren als der Betrieb im Nachbarort, überlegen Sie genau, an wen Sie es vermieten. Eine regionale Abgrenzung im Vertrag ist üblich und sinnvoll.
- Es gibt keine zahlenden Endkunden. Ohne wiederkehrende Einnahmen trägt sich der laufende Betrieb nicht. Dann bleibt es ein Werkzeug mit Festpreis-Charakter.
- Ihr Kerngeschäft läuft nicht rund. Ein Produktvorhaben bindet Aufmerksamkeit, die fehlt dann woanders.
- Niemand kann Support leisten. Siehe Frage 4. Zahlende Kunden ohne Ansprechpartner sind schlimmer als keine Kunden.
Der realistische erste Schritt
Nicht die fertige Plattform, sondern der kleinste Umfang, der bei einem fremden Betrieb funktioniert. Konkret:
- Fünf Gespräche in der Branche, nur zuhören, nichts verkaufen.
- Drei Absichtserklärungen zu einem konkreten Preis einholen.
- Den Kern mandantenfähig bauen, ohne Zusatzfunktionen, mit den drei Betrieben als ersten Nutzern.
- Sechs Monate betreiben, bevor Sie über Wachstum nachdenken. In dieser Zeit lernen Sie, was Support wirklich kostet.
Was in Schritt 3 hineingehört und was nicht, beschreiben Sie am besten selbst. Dafür reicht ein Lastenheft auf einer Seite. Und bevor Sie mit einem Dienstleister sprechen, klären Sie die Eigentumsfrage: Wem der Quellcode gehört und wie ein fairer Umsatzanteil aussieht, steht in diesem Artikel.