„Wir suchen eine Software, die zu uns passt" ist meist der Beginn einer längeren Enttäuschung. Nach drei Demos steht fest: Jedes Produkt kann 80 Prozent, und bei den restlichen 20 Prozent ist es jedes Mal ein anderes Fünftel.
Die Frage „Standard oder Eigenbau?" lässt sich aber sauber beantworten, nur nicht mit einem Vergleich der Funktionslisten.
Die Kurzfassung:
- Die entscheidende Frage ist nicht „Was kann die Software?", sondern „Wo liegt unser Unterschied zum Wettbewerb?"
- Für Standardprozesse wie Buchhaltung oder Lohn ist Eigenentwicklung fast immer die falsche Antwort.
- Der Kipppunkt entsteht selten durch Lizenzkosten allein, sondern durch Arbeitszeit für Workarounds, die niemand als Kosten verbucht.
Die richtige Frage: Wo liegt Ihr Unterschied?
Jedes Unternehmen hat Abläufe, die austauschbar sind, und ein oder zwei, die es von anderen unterscheiden. Die Umsatzsteuervoranmeldung gehört sicher nicht dazu. Die Art, wie Sie ein Angebot kalkulieren, weil Sie nach 20 Jahren wissen, welcher Auftrag später Ärger macht, das schon.
Daraus folgt eine einfache Regel:
Für alles, was Sie genauso machen wie Ihr Wettbewerb, kaufen Sie Standard. Für das, was Sie anders machen, lohnt sich Eigenbau, weil genau dort die Standardsoftware Sie zwingt, es wie alle anderen zu machen.
Der Fehler in beide Richtungen ist teuer. Wer die Buchhaltung selbst entwickeln lässt, zahlt für etwas, das es fertig und geprüft gibt. Wer seinen Kernprozess in ein Standardsystem presst, verliert genau das, wofür Kunden ihn bezahlen.
Individualsoftware: Vorteile und Nachteile in acht Kriterien
Gehen Sie die acht Zeilen durch und kreuzen Sie an, welche Spalte für Ihren konkreten Prozess zutrifft. Bei fünf oder mehr Kreuzen auf einer Seite ist die Entscheidung meist klar.
| Kriterium | Spricht für Standard | Spricht für Eigenbau |
|---|---|---|
| Prozess | üblich in der Branche | eigenwillig, gewachsen, Ihr Unterscheidungsmerkmal |
| Anpassungsbedarf | Konfiguration reicht | Sie brauchen Programmierung oder Zusatzmodule |
| Workarounds heute | keine oder unbedeutend | Excel-Dateien, Doppelerfassung, „das machen wir daneben" |
| Nutzerzahl | wenige, Lizenzkosten überschaubar | viele Nutzer × monatliche Gebühr |
| Datenhoheit | unkritisch | sensibel, oder Sie wollen die Daten später weiterverwenden |
| Schnittstellen | Standardanbindungen vorhanden | mehrere Systeme müssen ungewöhnlich verbunden werden |
| Änderungstempo | Prozess ist stabil | Sie ändern regelmäßig etwas und warten sonst auf den Hersteller |
| Perspektive | reines Werkzeug | könnte später selbst ein Produkt für die Branche werden |
Die letzte Zeile wird häufig übersehen. Wenn Ihr Ablauf gut genug ist, dass ihn andere Betriebe Ihrer Branche auch gebrauchen könnten, ändert das die Rechnung grundlegend. Aus einer Kostenposition kann ein zweites Standbein werden. Dazu gibt es einen eigenen Artikel: Aus internem Werkzeug wird ein Produkt.
Wann Standardsoftware klar gewinnt
Damit dieser Artikel nicht als Werbung für Eigenentwicklung endet, hier die Fälle, in denen die Antwort eindeutig Standard lautet:
- Buchhaltung, Lohn, Steuer. Reguliert, sich ständig ändernd, geprüft. Eigenbau bedeutet hier, dass Sie jede Gesetzesänderung selbst nachziehen. Das will niemand.
- Alles, wofür Zertifizierungen nötig sind. Kassensysteme mit TSE, Medizinprodukte, Zahlungsabwicklung. Der Aufwand für die Zulassung übersteigt den für die Software.
- Standardkommunikation. E-Mail, Kalender, Videokonferenz, Dokumentenablage. Ein gelöstes Problem.
- Wenn Ihr Prozess objektiv schlechter ist als der Standard. Manchmal ist die Antwort auf „Die Software passt nicht zu unserem Ablauf" ehrlicherweise: Der Ablauf war nie durchdacht. Eine Software, die Sie zu einem klaren Prozess zwingt, ist dann ein Gewinn, kein Ärgernis.
Wenn Sie das Standardprodukt bloß deshalb ablehnen, weil eine Eingabemaske ungewohnt aussieht, ist Eigenentwicklung die teuerste Form von Gewöhnung.
Der Kipppunkt: Was Workarounds tatsächlich kosten
Die Lizenzrechnung ist sichtbar. Die eigentlichen Kosten sind es nicht. Sie stecken in der Arbeitszeit, die täglich in die Lücke zwischen Software und Wirklichkeit fließt: exportieren, in Excel umbauen, per Hand nachpflegen, doppelt erfassen, telefonisch abgleichen.
Beispielrechnung (Werte anpassen): Zwei Mitarbeiterinnen verbringen je 45 Minuten pro Arbeitstag mit Nacharbeit rund um die Standardsoftware. Das sind 1,5 Stunden täglich, bei 220 Arbeitstagen rund 330 Stunden im Jahr. Bei einem angesetzten Vollkostensatz von 45 € pro Stunde entspricht das rund 14.800 € jährlich, zusätzlich zur Lizenzgebühr.
Kommen 25 Nutzerlizenzen zu je 39 € im Monat dazu, sind das weitere 11.700 € pro Jahr. Über fünf Jahre stehen so rund 132.000 € auf der Standard-Seite, ohne dass sich am Ablauf etwas verbessert hätte.
Das ist eine Modellrechnung, kein Ergebnis. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Aber die Größenordnung überrascht die meisten. Vor allem, weil die Workaround-Stunden in keiner Auswertung auftauchen: Sie sind einfach „die Arbeit".
Der Gegenrechnung fehlen noch zwei Positionen, die gern unterschlagen werden. Eine eigene Lösung kostet nicht nur die Entwicklung, sondern auch Betrieb (Hosting, Sicherheitsaktualisierungen, Sicherungen) und Weiterentwicklung. Wer nur die Bauphase kalkuliert, vergleicht Äpfel mit Birnen. Rechnen Sie beide Seiten immer über fünf Jahre.
Der Mittelweg, der meistens gewinnt
In der Praxis ist die Entscheidung selten „alles oder nichts". Der Ansatz, der bei kleinen und mittleren Betrieben am häufigsten aufgeht:
Standard im Kern, Eigenbau an der Kante.
Buchhaltung, Lohn und Warenwirtschaft bleiben beim Standardanbieter. Selbst gebaut wird nur der eine Ablauf, der Ihr Geschäft ausmacht, und der hängt über eine Schnittstelle am Standardsystem.
Das hat drei Vorteile: Der Umfang bleibt klein genug, um in Wochen statt Jahren fertig zu werden. Sie behalten die geprüften Systeme dort, wo Regulierung im Spiel ist. Und wenn die Eigenentwicklung sich nicht bewährt, ist der Rückweg kurz, weil der Kern unangetastet blieb.
Wie ein solcher erster Umfang aussieht, beschreiben Sie am besten selbst. Dafür reicht ein Lastenheft auf einer Seite.
Lock-in: die Frage, die man vor der Unterschrift stellt
Egal wie Sie sich entscheiden: klären Sie vorher, wie Sie wieder herauskommen.
Bei Standardsoftware: Gibt es einen vollständigen Export in einem lesbaren Format, inklusive Anhängen, Historie und Verknüpfungen zwischen den Datensätzen? Ein PDF-Export ist kein Datenexport. Lassen Sie sich das vor Vertragsschluss zeigen, nicht zusagen.
Bei Eigenentwicklung: Wem gehört der Quellcode nach Bezahlung, wer hat Zugriff auf die Server, und was passiert, wenn der Dienstleister nicht mehr verfügbar ist? Diese Punkte gehören in den Vertrag, nicht ins Vertrauen. Welche Klauseln dafür nötig sind, steht in diesem Artikel über IP, NDA und Revenue-Share.
Wie Sie in einer Stunde zur Entscheidung kommen
- Benennen Sie den einen Prozess, um den es geht. Nicht „die IT", sondern ein konkreter Ablauf mit Anfang und Ende.
- Gehen Sie die acht Kriterien oben durch und zählen Sie die Kreuze.
- Messen Sie eine Woche lang grob mit, wie viel Zeit für Nacharbeit um die bestehende Software herum draufgeht. Schätzungen aus dem Bauch liegen hier regelmäßig um die Hälfte daneben.
- Rechnen Sie beide Seiten über fünf Jahre, inklusive Betrieb und Weiterentwicklung.
Wenn danach immer noch beide Wege plausibel sind, ist das ein gutes Zeichen: Dann ist der Prozess vermutlich nicht Ihr Unterscheidungsmerkmal, und Standard ist die günstigere Antwort.